Unternehmens-Dashboard
Dashboard-Uebersicht
Das Unternehmens-Dashboard ist Ihr zentraler Arbeitsbereich in Budgeting Pro. Hier verwalten Sie die Auftraege, Budgets und Teammitglieder Ihres Unternehmens. Das Dashboard bietet eine umfassende Sicht auf die Ausgabenaktivitaeten und den Budgetstatus Ihrer Organisation ueber alle Standorte hinweg.
Zentrale Dashboard-Funktionen
- Echtzeit-Auftragsverfolgung: Ueberwachen Sie Auftraege, waehrend sie Ihren Freigabeprozess durchlaufen
- Budgetueberwachung: Behalten Sie Ausgaben im Vergleich zu zugewiesenen Budgets im Blick
- Schnellaktionen: Greifen Sie mit einem Klick auf haeufig genutzte Funktionen zu
- Benachrichtigungscenter: Bleiben Sie ueber wichtige Ereignisse und noetige Freigaben informiert
- Unterstuetzung mehrerer Standorte: Wechseln Sie nahtlos zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten
Verfuegbare Widgets
Ihr Dashboard enthaelt mehrere Widgets, die sofortige Einblicke in die Aktivitaeten Ihres Unternehmens liefern:
Widget-Sichtbarkeit nach Rolle
| Widget |
Requester |
Orderer |
OrdererAdmin |
BudgetAdmin |
CompanyAdmin |
| Anzahl Entwurfsauftraege | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Anzahl Auftraege mit Nacharbeit | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Anzahl freigegebener Auftraege | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Anzahl abgeschlossener Auftraege | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Anzahl fehlgeschlagener Auftraege | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Entwurfsauftraege pro Monat | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Budget vs Ausgaben | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Alle Budgets vs Ausgaben | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
Widget "Anzahl Entwurfsauftraege"
- Zweck: Zeigt die Anzahl aus Shopify synchronisierter Auftraege, die auf Pruefung warten
- Anzeige: Aktuelle Anzahl von Entwurfsauftraegen mit Handlungsbedarf
- Aktion: Klicken, um ausstehende Entwurfsauftraege anzuzeigen und zu bearbeiten
- Aktualisierung: Aktualisiert sich automatisch, wenn neue Auftraege aus Shopify synchronisiert werden
Widget "Anzahl Auftraege mit Nacharbeit"
- Zweck: Verfolgt Auftraege, die zur Aenderung zurueckgesendet wurden
- Anzeige: Anzahl von Auftraegen, die vor erneuter Einreichung geaendert werden muessen
- Aktion: Klicken, um Feedback zu pruefen und erforderliche Anpassungen vorzunehmen
- Aktualisierung: Aktualisiert sich, wenn Auftraege zur Nacharbeit zurueckgesendet werden
Widget "Anzahl freigegebener Auftraege"
- Zweck: Zeigt Auftraege, die freigegeben und zur Verarbeitung bereit sind
- Anzeige: Anzahl der von Managern/Executives freigegebenen Auftraege
- Aktion: Klicken, um freigegebene Auftraege und ihren Verarbeitungsstatus zu sehen
- Aktualisierung: Spiegelt Freigabeentscheidungen in Echtzeit wider
Widget "Anzahl abgeschlossener Auftraege"
- Zweck: Zeigt erfolgreich verarbeitete und abgeschlossene Auftraege
- Anzeige: Gesamtzahl der finalisierten Auftraege
- Aktion: Klicken, um Auftragsverlauf und Abschlussdetails zu oeffnen
- Aktualisierung: Steigt, sobald Auftraege in Shopify als abgeschlossen markiert werden
Widget "Anzahl fehlgeschlagener Auftraege"
- Zweck: Ueberwacht Auftraege mit Verarbeitungsfehlern
- Anzeige: Anzahl der waehrend der Verarbeitung fehlgeschlagenen Auftraege
- Aktion: Klicken, um fehlgeschlagene Auftraege zu untersuchen und zu loesen
- Aktualisierung: Zeigt Fehlerbenachrichtigungen in Echtzeit
Chart-Widget "Entwurfsauftraege pro Monat"
- Zweck: Bietet visuelle Trendanalyse der Auftragsaktivitaet
- Anzeige: Monatliche Aufschluesselung der Entwurfsauftragsvolumina
- Funktionen: Interaktives Diagramm mit saisonalen Mustern und Trends
- Vorteile: Unterstuetzt Budgetplanung und Ressourcenverteilung
Widget "Budget vs Ausgaben"
- Zweck: Vergleicht Budget und Ausgaben fuer einen ausgewaehlten Standort
- Anzeige: Ringdiagramm mit jaehrlichem oder monatlichem Budget vs tatsaechlichen Ausgaben
- Funktionen: Standortfilter und Live-Chart-Aktualisierungen
- Sichtbarkeit: Verfuegbar fuer Rollen CompanyAdmin und BudgetAdmin
Widget "Alle Budgets vs Ausgaben"
- Zweck: Vergleicht Budget und Ausgaben ueber mehrere Standorte
- Anzeige: Standortbezogenes Balkendiagramm fuer das ausgewaehlte Jahr
- Funktionen: Jahresfilter und nebeneinander dargestellte Budget- vs Ausgabenbalken
- Sichtbarkeit: Verfuegbar fuer CompanyAdmin-, BudgetAdmin- und OrdererAdmin-Rollen
Navigation und Funktionen
Hauptnavigationsbereiche
Das Dashboard bietet Zugriff auf alle wichtigen Systemfunktionen:
Auftragsverwaltung
- Alle Auftraege aus Shopify ansehen und bearbeiten
- Freigabe-Workflows verwalten
- Auftragsstatus und Verlauf verfolgen
Budgetverwaltung
- Budgetauslastung ueber Standorte hinweg ueberwachen
- Budgetgrenzen festlegen und anpassen
- Ausgabenberichte erstellen
Benutzerverwaltung
- Teammitglieder des Unternehmens einladen und verwalten
- Benutzer bestimmten Standorten zuweisen
- Rollenbasierte Berechtigungen und Zugriffsebenen festlegen
- Freigabehierarchien und Ausgabenlimits konfigurieren
Berichte und Analysen
- Detaillierte Ausgabenanalysen aufrufen
- Individuelle Berichte erstellen
- Daten fuer externe Analysen exportieren
Schnellzugriffsfunktionen
- Suche: Globale Suche nach Auftraegen, Benutzern oder Budgets
- Benachrichtigungen: Echtzeitwarnungen fuer Freigaben, Budgetwarnungen und Systemupdates
- Profilmenue: Zugriff auf Kontoeinstellungen, Praeferenzen und Hilferessourcen
Elemente der Benutzeroberflaeche
Branding
- Unternehmenslogo: Ihr Unternehmenslogo erscheint in der Kopfzeile zur einfachen Wiedererkennung
- Konsistentes Theme: Das teal-farbene Farbschema sorgt fuer visuelle Konsistenz in der gesamten Anwendung
- Responsives Design: Funktioniert nahtlos auf Desktop, Tablet und Mobilgeraeten
Authentifizierungsfunktionen
- Sicherer Login: Unterstuetzung fuer Multi-Faktor-Authentifizierung zur erhoehten Sicherheit
- Benutzerregistrierung: Vereinfachtes Onboarding fuer neue Teammitglieder
- E-Mail-Verifizierung: Gewaehrleistet Kontosicherheit und korrekte Benutzeridentifikation
- Sitzungsverwaltung: Automatisches Session-Handling mit Timeout-Schutz
Echtzeitfunktionen
- Live-Benachrichtigungen: Sofortige Updates, wenn Aktionen Ihre Aufmerksamkeit benoetigen
- Automatische Aktualisierung: Dashboard-Daten aktualisieren sich alle 60 Sekunden automatisch
- Datenbank-Benachrichtigungen: Persistente Benachrichtigungen, die bis zur Bestaetigung bestehen bleiben
Navigation im System
Dashboard-Layout
Das Dashboard ist in logische Bereiche gegliedert:
- Header: Navigationsmenue, Suche, Benachrichtigungen und Benutzerprofil
- Sidebar: Hauptnavigation mit Zugriff auf alle Funktionen
- Hauptinhalt: Widgets und Detailansichten fuer ausgewaehlte Funktionen
- Footer: Zusaetzliche Links und Systeminformationen
Widget-Interaktionen
- Beliebiges Widget anklicken, um den zugehoerigen Funktionsbereich zu oeffnen
- Ueber Widgets hovern, um zusaetzliche Details und Schnellaktionen zu sehen
- Widgets aktualisieren sich automatisch, um aktuelle Daten anzuzeigen
- Widget-Layout anpassen ueber Dashboard-Einstellungen (falls verfuegbar)
Mobile Nutzung
Das Dashboard ist voll responsiv und funktioniert auf Mobilgeraeten:
- Touch-freundliche UI-Elemente
- Optimierte Layouts fuer kleinere Bildschirme
- Voller Funktionszugriff in mobilen Browsern
- Native-App-aehnliches Nutzungserlebnis
Hilfe erhalten
- In-App-Hilfe: Hilfedokumentation direkt aus dem Dashboard aufrufen
- Support-Chat: Support ueber das integrierte Chatsystem kontaktieren
- Benutzerhandbuch: Umfassende Dokumentation und Tutorials aufrufen
- Video-Tutorials: Schritt-fuer-Schritt-Anleitungen fuer haeufige Aufgaben ansehen
Tipps fuer die effektive Dashboard-Nutzung
Taeglicher Workflow
- Widgets pruefen auf Punkte mit sofortigem Handlungsbedarf
- Benachrichtigungen pruefen fuer Freigabeanfragen und Warnungen
- Budgetstatus ueberwachen, um innerhalb der Limits zu bleiben
- Ausstehende Auftraege bearbeiten, um Workflow-Effizienz zu sichern
Best Practices
- Regelmaessige Ueberwachung: Dashboard mehrmals taeglich pruefen
- Proaktives Management: Probleme beheben, bevor sie groesser werden
- Teamkommunikation: Benachrichtigungen nutzen, um abgestimmt zu bleiben
- Datenanalyse: Trends im monatlichen Chart-Widget fuer Erkenntnisse auswerten
Anpassung
- Benachrichtigungspraeferenzen entsprechend Ihrer Rolle konfigurieren
- Dashboard-Shortcuts fuer haeufig genutzte Funktionen einrichten
- Ihren Workflow anhand von Widget-Prioritaeten organisieren
- Suche und Filter fuer effiziente Navigation nutzen
Unternehmens-Benutzerverwaltung
Uebersicht Benutzerverwaltung
Als CompanyAdmin koennen Sie Teammitglieder Ihrer Organisation ueber das Unternehmens-Dashboard verwalten. Dazu gehoert das Einladen neuer Benutzer, das Zuweisen zu Standorten, das Setzen von Rollen sowie die Verwaltung von Berechtigungen.
Benutzerrollen im Unternehmens-Panel
Das Unternehmens-Panel unterstuetzt mehrere Rollentypen, die die Faehigkeiten der Benutzer festlegen:
CompanyAdmin
- Volle Rechte fuer die Unternehmensverwaltung
- Kann alle Unternehmensbenutzer einladen und verwalten
- Zugriff auf alle Standorte und Budgets
- Kann Rollen anderen Benutzern zuweisen
- Voller Zugriff auf Berichte und Analysen
BudgetAdmin
- Faehigkeiten fuer Budgetverwaltung und -aufsicht
- Kann Budgets ueber Standorte hinweg verwalten
- Kann budgetbezogene Anfragen genehmigen
- Zugriff auf Finanzberichte und Analysen
- Kann Benutzer innerhalb des Budgetumfangs verwalten
OrdererAdmin
- Erweiterte Rechte fuer Auftragsverwaltung und Freigaben
- Kann Auftraege innerhalb der Befugnisgrenzen freigeben
- Verwaltet Auftragsworkflows und Prozesse
- Zugriff auf Auftragsanalysen und Berichte
- Kann andere Orderer anleiten und unterstuetzen
Orderer
- Standardmaessige Auftragserstellung und -verwaltung
- Kann Auftraege innerhalb von Budgetgrenzen platzieren
- Reicht Auftraege bei Bedarf zur Freigabe ein
- Zugriff auf Auftragsverlauf und Status
- Grundlegender Berichtszugriff auf eigene Aktivitaeten
Requester
- Grundlegende Faehigkeiten fuer Auftragsanfragen
- Kann Auftragsanfragen zur Freigabe erstellen
- Auf die Ansicht des eigenen Auftragsverlaufs begrenzt
- Grundlegender Zugriff auf Budgetstatusinformationen
- Kann keine Auftraege freigeben oder Budgets verwalten
Teammitglieder verwalten
Neue Benutzer einladen
- Zum Bereich Benutzer im Hauptmenue navigieren
- Auf Benutzer einladen oder Teammitglied hinzufuegen klicken
- Benutzerdaten eingeben:
- E-Mail-Adresse (erforderlich)
- Vor- und Nachname
- Rollenzuweisung
- Standortzuweisungen
- Berechtigungen und Ausgabenlimits setzen
- Einladungs-E-Mail senden
Ablauf der Benutzereinladung
- Eingeladene Benutzer erhalten eine E-Mail mit Einrichtungsanweisungen
- Sie erstellen beim ersten Login ihr eigenes Passwort
- Automatische Zuordnung zu Ihrem Unternehmen
- Rollenberechtigungen gelten sofort nach Annahme
Standortzuweisung
Benutzer koennen einem oder mehreren Standorten in Ihrem Unternehmen zugewiesen werden:
Einzelne Standortzuweisung
- Benutzerzugriff auf bestimmten Standort beschraenkt
- Budgetsichtbarkeit auf zugewiesenen Standort begrenzt
- Vereinfachte Berechtigungsverwaltung
- Klare Verantwortlichkeit und Zustaendigkeit
Mehrfach-Standortzuweisung
- Benutzer kann ueber mehrere Standorte arbeiten
- Unterschiedliche Rollenstufen pro Standort moeglich
- Flexibel fuer Manager und Administratoren
- Erfordert sorgfaeltige Berechtigungsplanung
Standortbasierte Benutzerverwaltung
Benutzer Standorten zuweisen
- Zu Standorte gehen -> konkreten Standort auswaehlen
- Zum Tab Benutzer innerhalb des Standorts wechseln
- Auf Benutzer zuordnen oder Benutzer anhaengen klicken
- Aus bestehenden Unternehmensbenutzern auswaehlen
- Standortspezifische Rolle und Berechtigungen bestaetigen
Standort-Benutzerberechtigungen
Fuer jede Standortzuweisung koennen Sie konfigurieren:
- Rollenstufe: Was der Benutzer an diesem Standort tun kann
- Ausgabenlimits: Maximale Auftragsbetraege pro Benutzer
- Budgetzugriff: Budgetinformationen ansehen oder bearbeiten
- Freigabebefugnis: Freigabelimits und Umfang
- Produktbeschraenkungen: Einschraenkungen nach Produktkategorien
Shopify-Integration
Standortzuweisungen von Benutzern werden automatisch mit Shopify-B2B-Funktionen synchronisiert:
- Rollenzuweisungen: Synchronisierung mit Shopify-Kundenrollen
- Standortzugriff: Entspricht Shopify-B2B-Standortberechtigungen
- Auftragsberechtigungen: Integration mit Zugriff auf Shopify-Entwurfsauftraege
- Automatische Updates: Aenderungen werden in beiden Systemen sichtbar
Verwaltung von Benutzerberechtigungen
Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Jede Rolle hat vordefinierte Berechtigungen, die angepasst werden koennen:
Berechtigungskategorien
- Auftragsverwaltung: Auftraege erstellen, bearbeiten, freigeben
- Budgetzugriff: Budgets ansehen, bearbeiten, verwalten
- Benutzeradministration: Teammitglieder einladen, verwalten
- Standortverwaltung: Auf Standorte zugreifen, Standorte konfigurieren
- Berichte: Zugriff auf verschiedene Berichte und Analysen
Individuelle Berechtigungssets
- Ausgabenlimits: Individuelle Ausgabenschwellen fuer Benutzer setzen
- Freigabebefugnis: Festlegen, welche Auftraege Benutzer freigeben duerfen
- Zeitliche Einschraenkungen: Zugriff bei Bedarf auf Geschaeftszeiten begrenzen
- Funktionszugriff: Zugriff auf bestimmte Funktionen steuern
- Berichtszugriff: Verfuegbare Berichte pro Benutzer bestimmen
Benutzeraktivitaet ueberwachen
Dashboard fuer Benutzeraktivitaet
Verfolgen Sie Engagement und Produktivitaet von Teammitgliedern:
- Login-Haeufigkeit: Benutzerengagement ueberwachen
- Auftragsaktivitaet: Erstellte und bearbeitete Auftraege verfolgen
- Budgetnutzung: Ausgaben nach Benutzer ueberwachen
- Freigabemuster: Freigabezeiten und Entscheidungen analysieren
Leistungskennzahlen fuer Benutzer
- Auftragsbearbeitungsgeschwindigkeit: Durchschnittszeit von Erstellung bis Freigabe
- Budgetkonformitaet: Einhaltung von Budgetgrenzen und Richtlinien
- Freigabeeffizienz: Zeitnahe Bearbeitung von Freigabeanfragen
- Systemnutzung: Funktionsnutzung und Einfuehrungsraten
Benutzersicherheit und Zugriffskontrolle
Authentifizierung und Sicherheit
- E-Mail-Verifizierung: Fuer alle neuen Benutzer erforderlich
- Zwei-Faktor-Authentifizierung: Optionale zusaetzliche Sicherheit
- Sitzungsverwaltung: Automatischer Timeout und Sicherheit
- Zugriffsprotokollierung: Login- und Aktivitaetsmuster der Benutzer verfolgen
Datenzugriffskontrolle
- Tenant-Isolation: Benutzer sehen nur Unternehmensdaten
- Standortbeschraenkungen: Zugriff auf zugewiesene Standorte begrenzt
- Rollendurchsetzung: Berechtigungen werden strikt durchgesetzt
- Audit Trails: Vollstaendige Protokollierung von Benutzeraktionen
Best Practices fuer die Unternehmens-Benutzerverwaltung
Organisationsstruktur
- Klare Rollendefinitionen: Stellen Sie sicher, dass Benutzer ihre Verantwortlichkeiten verstehen
- Standortabgleich: Weisen Sie Benutzer Standorten zu, die zu ihrer Arbeit passen
- Minimale Berechtigungen: Nur notwendige Berechtigungen vergeben
- Regelmaessige Reviews: Benutzerzugriff periodisch ueberpruefen und aktualisieren
- Dokumentation: Rollenzuweisungen und Aenderungen dokumentieren
Onboarding-Prozess
- Willkommensprozess: Strukturiertes Onboarding fuer neue Teammitglieder
- Trainingsmaterialien: Rollenspezifische Trainingsressourcen bereitstellen
- Mentorenzuweisung: Neue Benutzer mit erfahrenen Teammitgliedern koppeln
- Fortschrittsverfolgung: Einfuehrung und Erfolg neuer Benutzer ueberwachen
- Feedback-Erhebung: Rueckmeldungen fuer Prozessverbesserungen sammeln
Laufende Verwaltung
- Regelmaessige Check-ins: Benutzerzufriedenheit und Bedarfe ueberwachen
- Berechtigungsupdates: Zugriff bei Rollenwechseln anpassen
- Leistungsbewertungen: Systemnutzung in Bewertungen einbeziehen
- Teamkommunikation: Benutzer ueber Systemupdates informieren
- Support-Verfuegbarkeit: Laufende Hilfe und Anleitung bereitstellen