Budgetverwaltung

• Was Budgetverwaltung bedeutet
• Wo Budgets verwaltet werden
• Wie Budgets funktionieren
• Wer Budgets bearbeiten kann
• Wie Budgetpruefungen Auftraege beeinflussen
• Budgetdiagramme im Dashboard
• Einfache Best Practices

Was Budgetverwaltung bedeutet

Budgetverwaltung hilft Ihrem Team, Ausgaben zu kontrollieren, indem fuer jeden Standort Limits gesetzt werden.

Einfach gesagt:

• Sie setzen ein Jahresbudget fuer einen Standort.
• Sie koennen bei Bedarf auch Monatsbetraege setzen.
• Auftraege werden vor der finalen Verarbeitung gegen das verfuegbare Budget geprueft.

Wo Budgets verwaltet werden

Gehen Sie in der App zu:

• Standorte
• Standort oeffnen
• zu Budgets gehen

Dort koennen autorisierte Benutzer Budgeteintraege erstellen, bearbeiten oder entfernen.

Wie Budgets funktionieren

• Jeder Standort hat Budgeteintraege pro Jahr.
• Jahresbetrag ist erforderlich.
• Monatsbetraege sind optional.
• Ein Standort kann nur ein Budget pro Jahr haben.

Wenn Monatsbetraege verwendet werden, prueft das System die Ausgaben zusaetzlich pro Monat.

Wer Budgets bearbeiten kann

• Company Admin: kann Budgets fuer alle Standorte verwalten.
• Budget Admin: kann Budgets fuer zugewiesene Standorte verwalten.
• Andere Rollen koennen Budgetinformationen normalerweise sehen, aber nicht bearbeiten.

Wie Budgetpruefungen Auftraege beeinflussen

Wenn jemand mit einem Auftrag arbeitet, prueft das System, ob er im Budget liegt.

Benutzer sehen moeglicherweise:

• Budget Exceeded
• Yearly Budget Exceeded
• Monthly Budget Exceeded

Wenn ein Auftrag ueber dem Budget liegt, koennen einige Aktionen je nach Rolle und Regeln eingeschraenkt sein.

Auftraege werden ausserdem gegen das Budget des Benutzers geprueft, der sie aufgegeben hat. Siehe Benutzer-Budgetverwaltung.

Budgetdiagramme im Dashboard

Das Dashboard zeigt Budgettransparenz ueber Diagramme wie:

• Budget versus Ausgaben fuer einen Standort
• Budget versus Ausgaben ueber Standorte hinweg

Diese Diagramme helfen Benutzern schnell zu verstehen:

• wie viel Budget geplant ist
• wie viel bereits ausgegeben wurde
• welche Standorte Aufmerksamkeit brauchen

Einfache Best Practices

• Setzen Sie Jahresbudgets, bevor aktive Bestellungen starten.
• Aktualisieren Sie Budgets, wenn sich Geschaeftsanforderungen aendern.
• Pruefen Sie Budgetdiagramme regelmaessig.
• Halten Sie Standortzuweisungen korrekt, damit Zugriff und Pruefungen sauber funktionieren.