Benutzer-Budgetverwaltung

Wofuer diese Seite ist

Ein Benutzerbudget begrenzt, wie viel eine Person in Ihrem Unternehmen bestellen kann, unabhaengig davon, fuer welchen Standort sie bestellt.

Verwenden Sie es, wenn:

  • ein Benutzer fuer mehrere Standorte bestellt und Sie ein Limit fuer diese Person moechten
  • Sie Ausgaben zusaetzlich zum Standort auch pro Person kontrollieren moechten

Benutzerbudgets gelten pro Unternehmen. Wenn ein Benutzer zu mehreren Unternehmen gehoert, legt jedes Unternehmen sein eigenes Budget fuer diesen Benutzer fest.

Wer Benutzerbudgets verwalten kann

  • Company Admin: kann Benutzerbudgets fuer alle Benutzer des Unternehmens verwalten.
  • Budget Admin: kann Benutzerbudgets fuer alle Benutzer des Unternehmens verwalten. Der Benutzer muss keinen Standort mit dem Budget Admin teilen.
  • Andere Rollen koennen Benutzerbudgets weder sehen noch aendern.

So fuegen Sie ein Benutzerbudget hinzu

  1. Gehen Sie zu Benutzer.
  2. Klicken Sie auf den gewuenschten Benutzer.
    • Ein Company Admin oeffnet die Bearbeitungsseite des Benutzers.
    • Ein Budget Admin oeffnet die Ansichtsseite des Benutzers.
  3. Scrollen Sie nach unten zum Tab Budgets.
  4. Klicken Sie auf Neues Budget.
  5. Waehlen Sie das Jahr und geben Sie die Budgetbetraege ein.
  6. Speichern Sie.

Wichtig:

  • Ein Benutzer kann nur ein Budget pro Jahr im selben Unternehmen haben.
  • Wenn fuer dieses Jahr bereits ein Budget existiert, zeigt das System eine Meldung und speichert kein zweites.

Jahres-, Quartals- und Monatsbetraege

  • Jahresbetrag ist erforderlich.
  • Quartalsbetraege sind optional.
  • Monatsbetraege sind optional.

Wenn Sie Quartals- oder Monatswerte eingeben:

  • darf die Summe der Monatswerte nicht groesser als der Jahresbetrag sein.
  • darf die Summe der Quartalswerte nicht groesser als der Jahresbetrag sein.
  • wenn eine Summe zu hoch ist, zeigt das System eine Validierungsmeldung.

Wenn ein Quartal oder Monat leer bleibt, gibt es fuer dieses Quartal oder diesen Monat kein Limit. Es gelten nur der Jahresbetrag (und die anderen ausgefuellten Betraege).

Wie Ausgaben gezaehlt werden

  • Alle Auftraege, die der Benutzer im Unternehmen aufgegeben hat, zaehlen, von allen Standorten.
  • Ein Auftrag zaehlt als ausgegeben, sobald er bestaetigt und an Shopify gesendet wurde.
  • Entwurfsauftraege und Auftraege, die auf Genehmigung warten, zaehlen noch nicht als ausgegeben.
  • Wenn ein Auftrag in Shopify erstattet wird, wird der erstattete Betrag dem Benutzerbudget wieder gutgeschrieben.
  • Verwendet wird der Nettobetrag des Auftrags (vor Steuern), wie bei Standortbudgets.

Gut zu wissen:

  • Es zaehlen nur Auftraege, die nach dem Anlegen des Benutzerbudgets bestaetigt wurden.

Wie Benutzerbudgets Auftraege beeinflussen

Das System prueft jeden Auftrag gegen das Budget des Benutzers, der ihn aufgegeben hat.

Wo Sie es sehen:

  • Liste Bestellentwürfe: die Spalte Benutzerbudget überschritten zeigt Ja oder Nein.
  • Auftragsdetails: das Feld Benutzerbudgetstatus zeigt den Jahres-, Monats- und Quartalsstatus mit dem Restbetrag oder dem Betrag, um den der Auftrag darueber liegt.
  • Auftrags-E-Mails: die Zeile Benutzerbudget überschritten zeigt Ja oder Nein.

Wenn das Benutzerbudget ueberschritten ist:

  • kann ein Requester den Auftrag nicht zur Genehmigung einreichen.
  • kann ein Orderer den Auftrag nicht bestaetigen.
  • kann ein Orderer Admin oder Company Admin den Auftrag weiterhin bestaetigen.

Wenn der Benutzer fuer das aktuelle Jahr kein Benutzerbudget hat, wird wegen des Benutzerbudgets nichts blockiert.

Benutzerbudget und Standortbudget zusammen

Das Benutzerbudget ersetzt das Standortbudget nicht. Beide werden getrennt geprueft:

  • das Standortbudget prueft die Ausgaben des Standorts.
  • das Benutzerbudget prueft die Ausgaben der Person.

Wenn eines von beiden ueberschritten ist, werden dieselben Aktionen eingeschraenkt.

Benutzerbudgets loeschen und wiederherstellen

Wenn ein Benutzerbudget versehentlich geloescht wurde:

  • kann es von einem Company Admin oder Budget Admin wiederhergestellt werden.

Tipps fuer Benutzer

  • Legen Sie Benutzerbudgets zu Jahresbeginn an, damit alle Auftraege des Jahres gezaehlt werden.
  • Verwenden Sie Quartals- oder Monatsbetraege nur, wenn Sie engere Kontrolle benoetigen.
  • Wenn ein Auftrag blockiert ist, das Standortbudget aber in Ordnung aussieht, pruefen Sie das Feld Benutzerbudgetstatus im Auftrag.
  • Wenn Sie den Tab Budgets bei einem Benutzer nicht sehen, pruefen Sie Ihre Rolle mit Ihrem Company Admin.